Fotowall op je evenement: gasten delen foto's via een QR-code

Mensen kijken naar schermen waarop ze zichzelf zien. Een live fotowall maakt van gasten deelnemers: ze scannen een QR-code, kiezen een foto op hun telefoon en even later staat die op het grote scherm. Geen app, geen hashtags zoeken, geen kabels.

Het werkt op bedrijfsfeesten, bruiloften, festivals, sportclubs, schoolevenementen en in cafés op een drukke avond.

Zo werkt het in Rivowall

1. Zet de QR-code aan voor een playlist. Zet bij de playlistinstellingen QR-code boven de content tonen aan en kies Bezoekers foto’s laten delen. Rivowall maakt dan een veilige uploadlink voor die wall.
2. Schrijf een korte reden om te scannen. Bijvoorbeeld “Scan en deel je foto”. Kies in welke hoek de code staat.
3. Gasten scannen en uploaden. Met de camera van hun telefoon openen ze de uploadpagina en sturen ze een JPG-, PNG- of WebP-foto in (tot 20 MB).
4. Jij keurt goed. Standaard komen nieuwe foto’s onder Content → Ter review. Keur je er een goed, dan komt die automatisch achteraan in de playlist.
5. De wall wordt bijgewerkt. Zodra de nieuwe foto gedownload is, toont het scherm kort “Nieuwe foto toegevoegd aan de wall”.

Zet je de QR-code uit, dan vervalt de uploadlink. Zet je hem later weer aan, dan komt er een nieuwe link. Een oude screenshot van de code werkt dus niet meer.

Moderatie: eerst goedkeuren of direct tonen?

Iedereen die de QR-code ziet, kan een foto insturen. Daarom staat goedkeuren standaard aan.

• Eerst goedkeuren (aanbevolen bij openbare evenementen, cafés en alles met onbekenden): iemand bekijkt elke foto voordat die verschijnt. Doe het tijdens het event op je telefoon of laptop; het kost een seconde per foto.
• Direct tonen (alleen de eigenaar van de organisatie kan dit aanzetten): elke geldige foto gaat meteen naar de wall. Dat werkt voor een besloten groep waarin je iedereen kent, zoals een teamuitje.

Tips voor een fotowall die echt gebruikt wordt

• Maak de code groot genoeg. Test het scannen vanaf de plek waar gasten staan. Een code in de hoek van een tv aan de andere kant van de zaal is te klein.
• Zeg waarom ze moeten scannen. “Deel je foto van vanavond” werkt beter dan alleen een code.
• Vul de wall vooraf. Begin met een paar eigen foto’s, zodat het scherm niet leeg oogt.
• Mix met je eigen content. Foto’s tussen het programma, sponsordia’s en de drankkaart houden de blik op het scherm.
• Plan het per dagdeel. Toon de fotowall ’s avonds en praktische info overdag. Zie content plannen per dagdeel.
• Denk aan het netwerk. Gasten uploaden via hun eigen mobiele data. Het scherm zelf speelt door met de gedownloade content als de wifi op de locatie het zwaar heeft; zie offline afspelen.

Privacy

Foto’s van mensen zijn persoonsgegevens. Houd het simpel en eerlijk:

• vertel gasten bij de ingang en naast de code dat foto’s op het scherm kunnen verschijnen,
• gebruik moderatie, zodat je foto’s van mensen die niet in beeld willen kunt weglaten,
• verwijder foto’s na het event als je ze niet meer nodig hebt.

Dit is geen juridisch advies. Is je evenement groot of zijn er kinderen bij, ga dan na wat er voor jouw situatie nodig is.

Niet alleen voor evenementen

Dezelfde QR-code kan ook naar een gewone webpagina linken in plaats van naar een foto-upload: je menukaart, een inschrijfformulier, een reserveringspagina of je Google-reviewpagina.

Probeer het

Zet een testwall op met je collega’s en ervaar hoe het werkt. Start een gratis proefperiode van 14 dagen, of lees meer op onze evenementenpagina.