Narrowcasting op kantoor: interne communicatie die wél gezien wordt

Belangrijk nieuws verdwijnt in een volle inbox. Het intranet bezoekt men als er een formulier nodig is. Ondertussen loopt iedereen meerdere keren per dag langs het koffieapparaat, de lift en de kantine. Een scherm op die plekken bereikt mensen op het moment dat ze even tijd hebben.

Zo maak je interne schermen nuttig, in plaats van nog iets waar niemand naar kijkt.

Wat laat je zien?

De beste interne schermen mengen het praktische met het persoonlijke:

• Vandaag en deze week: verwachte bezoekers, afspraken in de grote zaal, evenementen. Een agendakoppeling houdt dit actueel zonder overtypen.
• Bedrijfsnieuws: een nieuwe klant, een lancering, een resultaat. Eén zin en een foto.
• Mensen: nieuwe collega’s, verjaardagen, jubilea, teamfoto’s. Mensen zoeken naar zichzelf en naar elkaar.
• Praktische informatie: het menu in de kantine, parkeren, IT-onderhoud, veiligheidsinstructies.
• Cijfers die ertoe doen voor het team: een doel en de voortgang ernaartoe.
• De buitenwereld: het weer voor de reis naar huis, de nieuwskoppen.

Laat weg wat niet werkt op een scherm: lange mededelingen, beleidsstukken, alles wat mensen twee keer moeten lezen.

Waar hang je de schermen?

Hang schermen waar mensen wachten of even stilstaan, niet waar ze langs haasten:

• bij het koffieapparaat of in de pantry,
• in de kantine,
• naast de lift,
• bij de receptie (handig voor bezoekers),
• in productiehallen en magazijnen, waar veel collega’s helemaal niet achter een computer zitten.

Die laatste groep is vaak de reden om te beginnen. Voor mensen zonder zakelijk e-mailadres of bureau is een scherm soms het belangrijkste kanaal.

Wie publiceert, en hoe houd je het veilig?

Interne schermen mislukken als één persoon alles moet doen, of als iedereen zomaar alles op het scherm kan zetten. Een werkbare opzet:

• Contentmakers in verschillende teams leveren items aan: HR de nieuwe collega, facilitair de onderhoudsmelding.
• Een eigenaar keurt goed. In Rivowall begint nieuwe content als concept, wordt die ingediend ter review en verschijnt die pas na goedkeuring op het scherm. Een contentmaker keurt zijn eigen werk niet goed, en bij een afwijzing hoort een korte reden.
• Locatiemanagers beheren de schermen op hun eigen vestiging.

Zo blijft de content actueel zonder dat het scherm een prikbord wordt dat niemand beheert.

Koppel wat je al hebt

Informatie overtypen voor een scherm is de snelste manier om het te laten verouderen. Rivowall toont content uit bronnen die je al gebruikt:

• presentaties uit Google Slides,
• Google Agenda voor komende afspraken en evenementen,
• het weer voor je locatie en RSS-nieuwskoppen,
• pdf-bestanden, afbeeldingen en video.

Houd het actueel

• Geef alles een einddatum. Een aankondiging van een evenement hoort na het evenement te verdwijnen. Rivowall haalt items automatisch weg op hun einddatum.
• Plan per dagdeel. Ochtend: de agenda van vandaag. Lunch: de kantine en nieuws over collega’s. Eind van de dag: het weer en morgen. Zie content plannen per dagdeel.
• Houd een noodbericht klaar. Een veiligheids- of sluitingsmelding kan alle andere content overschrijven tot je hem weghaalt.
• Kijk zelf. Kijk één keer per week naar het scherm vanaf de plek waar je collega’s het zien.

Meerdere vestigingen?

Publiceer bedrijfsnieuws in één keer naar elke locatie, en laat elke vestiging eigen lokale items toevoegen. Organisaties, locaties en rollen houden de schermen en content per team gescheiden.

Aan de slag

Kies de ene plek waar iedereen langskomt, zoals het koffieapparaat. Koppel je agenda, voeg drie items over collega’s toe en het nieuws van de week. Probeer Rivowall 14 dagen gratis, of bekijk onze kantorenpagina.